Descifra los retos de tu empresa

¿Cuál es la razón detrás de los retos?

Cada desafío en tu empresa es una oportunidad disfrazada. Ya sea un problema que amenaza con frenar el crecimiento o una oportunidad esperando ser aprovechada, la clave está en descifrar su verdadero origen. ¿Estás abordando los retos correctos o solo atacando los síntomas? Comprender el problema en su esencia es el primer paso para encontrar soluciones que realmente marquen la diferencia.

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Los proyectos se detonan usualmente por dos motivos: un problema o una oportunidad.

Cuando se originan de un problema es debido a un indicador que está siendo impactado negativamente y se busca una solución, ya sea para resolverlo en el momento o una forma de resolverlo a nivel sistema para que no reincida esa misma situación. Usualmente este tipo de proyectos son de alcance interno solamente. Cuando un proyecto se genera por una oportunidad, puede ser una oportunidad interna o una externa. 

Las oportunidades internas provienen de un costo de oportunidad, observado que en sí no significa un impacto negativo, pero con el pasar del tiempo se va acumulando un número (a veces es difícil de medir) que significa el costo de no haber atacado esa oportunidad, por ejemplo: llevar la gestión financiera en papel o tenerla en un sistema digital con procesos automatizados e indicadores actualizados, entonces, el costo de no haber implementado el sistema digital es el tiempo usado en gestionar en papel. Las oportunidades externas tienen por lo general dos orígenes, como respuesta a una tendencia o como una propuesta al mercado.

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¿Cuál es el verdadero reto?

Dentro de un proyecto (más allá del qué lo originó) es importante tener la sensibilidad para detectar realmente dónde se encuentra el problema o la oportunidad. Ahí es donde radica el éxito de la primera mitad del proyecto, como a todos nos dijeron en clases de matemáticas, “entender el problema es la mitad de la solución”.

Para entender el problema (o la oportunidad), se necesita tener la mentalidad adecuada, para ello el acercamiento filosófico es el planteado por Aristóteles y Santo Tomás de Aquino con “El primer motor inmóvil”, de forma resumida plantea que, cualquier cosa siempre es movida por algo más; descubriendo qué es lo que mueve a lo anterior, es que finalmente se llegaría al motor inmóvil, aquel motor que se mueve a sí mismo.

Con esta forma de razonar es que Sakichi Toyoda (gurú del Toyota Production System y de Kaizen) hizo el método de los 5 Por qué’s, con el cuál proponía que preguntando “¿Por qué?” de forma iterativa es que finalmente se llegaría a la causa o razón de ser de una premisa, llamada también la causa raíz.

Sin embargo, la aplicación de estos principios no es tan lineal como aparenta. Lo que originó el proyecto (definiendo “proyecto” como un esfuerzo temporal con un fin específico) frecuentemente no es el verdadero problema o la verdadera oportunidad con el cual se puede lograr el mejor resultado (según los intereses del proyecto mismo).

Para conocer esta causa raíz (y tener la primera mitad de la solución), dimensionar un problema o una oportunidad es crucial. Dimensionar es definir las aristas e impacto actual del problema u oportunidad con evidencia para poder lograr una solución con el mayor grado de satisfacción de todos los involucrados de una premisa donde ya se tiene el mapa completo. 

Cuando se tiene el mapa de la situación, cobra sentido el indicador que se quiere impactar con la solución del proyecto. 

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Usemos esta lógica en un ejemplo

De forma práctica e hipotética, supongamos que en un supermercado hay una alta rotación de personal, la cual se concentra principalmente en las personas que atienden las cajas. Eso es un problema, ¿no?

Es natural generar una iniciativa que busque reducir la rotación del personal; por lo tanto la primera pregunta es, por intuición, ¿por qué rota el personal? seguida de, ¿qué razones tiene el personal para salir de la empresa?

Aquí viene un reto, ¿realmente se busca solucionar la rotación del personal? ¿Cuál es el indicador que queremos impactar solucionando este proyecto? Tomando otra perspectiva de la situación, el problema en realidad no es la rotación en sí, sino el costo de la gestión dentro de la contratación del personal nuevo (costo tanto monetario como el esfuerzo de quienes lo gestionan). Teniendo esa nueva perspectiva, el reto del proyecto pasa de ser: “¿Cómo reducimos la tasa de rotación del personal?” a “¿Cómo reducimos el costo de recontratación del personal?”

Con el nuevo enfoque es que las soluciones pasan de ser “¿cómo retenemos mejor al personal?” a “¿cómo podemos operar de forma independiente al personal?” o “¿cómo podemos automatizar el cobro en cajas para depender en lo mínimo del factor humano?”.

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La clave está en delimitar y profundizar

Los proyectos se basan en los límites para desarrollarse, si tuviéramos recursos infinitos, ninguna situación sería un problema, entonces ¿por qué el problema, es un problema? debería de ser la primera pregunta para empezar a definir los límites que, además de delimitar el problema y su alcance, empiezan a trazar los requerimientos para la solución.

No se trata solo de resolver problemas, sino de entenderlos en su totalidad. Hacer las preguntas correctas y redefinir los retos desde su raíz te permite encontrar soluciones más estratégicas y efectivas. La diferencia entre un proyecto exitoso y uno que solo parchea síntomas está en la claridad con la que se define el verdadero desafío.

Da el primer paso hacia una empresa más eficiente y con visión estratégica.

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