El Flow Thinking

Jocelyne Quintana
2 mar
6 Min. de lectura

Actualizado: 16 mar

FLOW THINKING Y LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Imagina que nos encontramos ante una orquesta sinfónica: cada músico con su instrumento, como notas en una partitura, todos alineados para dar vida a una ejecución impecable. El violín, el piano, la percusión… cada sonido se entrelaza en una danza perfecta, donde cada matiz, cada pausa, cada crescendo, construyen la armonía. Pero sin las partituras claras, sin el tempo definido o sin la coordinación del director, incluso el susurro más leve de desacuerdo puede deshacer la magia y transformar la sinfonía en caos.

Así es Flow Thinking: como un director que coordina su orquesta, buscando eliminar las fricciones, reducir los retrasos y afinar cada proceso para que el trabajo fluya como una melodía precisa y continua. Pero, al igual que una orquesta, no basta con tener músicos talentosos; se necesita una dirección firme y una estructura clara. Aquí es donde entra la administración de proyectos, que otorga la visibilidad, el control y la organización necesaria para que el equipo logre la armonía perfecta, tocando en conjunto, sin perder el ritmo y entregando valor de manera fluida y constante.

¿QUÉ ES “FLOW”?

“Flow” se refiere a la capacidad de un equipo o sistema para producir valor de manera continua y sin interrupciones innecesarias. No se trata de hacer que las personas trabajen más rápido, sino de eliminar fricciones y cuellos de botella que ralentizan la entrega del valor.

El experto Don Reinertsen define “Flow” como un proceso basado en la entrega de información en pequeños lotes, con una cadencia regular, lo que reduce los costos de transacción y hace que los lotes pequeños sean más viables económicamente. En otras palabras, “Flow” significa, minimizar los retrasos y reducir el costo de oportunidad asociado a una entrega tardía. Imagina una carretera congestionada: por más que los conductores aceleran, el tráfico no fluye. La solución no es ir más rápido, sino eliminar los embotellamientos. Lo mismo sucede en los proyectos: más velocidad no significa más eficiencia si hay obstáculos que impiden el flujo de trabajo.

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS COMO PILAR DEL FLOW THINKING

La administración de proyectos juega un papel clave en la implementación exitosa del Flow Thinking, ya que permite definir estrategias claras, gestionar los recursos adecuados y minimizar cuellos de botella. Al integrar una planeación estratégica efectiva con un enfoque en la entrega incremental de valor, las organizaciones pueden optimizar sus procesos y evitar retrasos en la entrega de productos o servicios.

En este contexto, la implementación de metodologías ágiles son un factor decisivo; marcos como: Scrum, Kanban o SAFe, permiten a los equipos organizarse en torno a la entrega continua y a la adaptación rápida a los cambios. Si quieres que tu equipo fluya sin fricciones, necesitas un mapa claro del camino y señales visibles de progreso. Una administración de proyectos efectiva no solo coordina tareas, también facilita la claridad y la ejecución sin bloqueos.

ELIMINANDO LOS OBSTÁCULOS DEL FLOW

Para mejorar Flow, primero debemos identificar qué lo está obstaculizando. Diversos factores pueden frenar la entrega de valor, como: lotes de trabajo grandes, que aumentan los tiempos de entrega y dificultan la retroalimentación temprana o demasiadas interrupciones, que fragmentan la concentración del equipo reduciendo la productividad. Además, un exceso de traspasos (handoffs) entre equipos puede generar pérdida de información y retrasos innecesarios.

Otros impedimentos incluyen retrasos en la retroalimentación, lo que impide detectar errores a tiempo, así como procesos manuales largos, pueden ser optimizados con herramientas de automatización para mejorar la eficiencia. Finalmente, un exceso de trabajo en progreso (WIP) satura a los equipos y ralentiza la entrega en lugar de acelerarla.

Para superar estos desafíos, la administración de proyectos juega un papel clave en la optimización del Flow. Algunas estrategias efectivas incluyen:

Reducir el tamaño de los lotes de trabajo: Dividir las tareas en entregas iterativas y manejables permite una retroalimentación rápida y minimiza los riesgos.
Optimización de recursos y capacidades: Alinear la planeación estratégica con la ejecución ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo.
Minimizar los retrasos: Implementar metodologías ágiles permite reducir tiempos de espera y eliminar ineficiencias.
Visibilidad y transparencia: Utilizar métricas, tableros y reportes para visualizar el estado del flujo de trabajo y tomar decisiones basadas en datos.
Automatización y eliminación de procesos manuales: Reducir el trabajo repetitivo con herramientas de gestión de flujo y pruebas automatizadas mejora la velocidad y la precisión.
Gestión proactiva del cambio: Adaptarse rápidamente permite eliminar bloqueos y asegurar que las prioridades del negocio siempre se reflejen en la ejecución del trabajo.

Un equipo sin visibilidad de su trabajo es como un barco navegando sin brújula. La administración de proyectos coordina e ilumina el camino para una entrega de valor eficiente. Realiza una auditoría rápida de los procesos de tu equipo. ¿Cuántos de estos impedimentos identificas? Detectarlos es el primer paso para optimizar Flow y mejorar la eficiencia en la entrega de valor.

NIVELES DE FLOW

Flow ocurre en distintos niveles dentro de una organización y es importante abordarlo en cada uno de ellos:

Flow a nivel de programa: Se refiere al flujo de trabajo en un conjunto de equipos que trabajan en un mismo programa o iniciativa. Por ejemplo, si un equipo de desarrollo está creando una nueva funcionalidad para una app móvil y el equipo de marketing está preparando la campaña de lanzamiento, ambos deben coordinar sus tiempos. Si el equipo de desarrollo no entrega la funcionalidad a tiempo, el equipo de marketing no podrá comenzar su trabajo y todo el lanzamiento se retrasaría.

Solución: Es clave tener un cronograma claro de entregas y reuniones regulares entre los equipos para asegurar que se alineen y coordinen bien.

Flow entre equipos: Cuando múltiples equipos colaboran, los retrasos pueden ocurrir debido a la falta de sincronización. Si un equipo de backend está trabajando en la API de una aplicación y el equipo de frontend depende de esa API para integrar el diseño, cualquier retraso en el trabajo de backend afectará al frontend. Para evitar esto, es importante sincronizarse constantemente entre equipos para resolver problemas a tiempo.

Solución: Para mejorar el Flow entre equipos, es útil realizar integraciones frecuentes y establecer puntos de control (por ejemplo, reuniones semanales) donde ambos equipos se alinean sobre el estado del proyecto y resuelvan dependencias.

Flow dentro de un equipo: Este nivel se centra en la dinámica interna de cada equipo. Por ejemplo, si los desarrolladores de un equipo están siendo interrumpidos por reuniones frecuentes o cambios inesperados en los requisitos, perderán concentración y el progreso se verá afectado. Para asegurar que el equipo funcione de manera eficiente, se debe optimizar el ambiente de trabajo.

Solución: Evitar interrupciones innecesarias, establecer bloques de tiempo para trabajo sin distracciones y mejorar la comunicación interna para manejar cambios de manera ordenada y predecible.

Reflexiona: ¿En qué nivel de Flow está tu equipo atascado? ¿Cómo podrías mejorar la coordinación entre los distintos niveles de trabajo?

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FLOW VS. LEAN THINKING

Aunque Flow Thinking y Lean Thinking están estrechamente relacionados, tienen diferencias clave:

Flow Thinking se centra en minimizar retrasos y garantizar un flujo continuo de valor a lo largo del proceso. Es ideal cuando la rapidez y la eficiencia son cruciales, ya que ayuda a reducir fricciones y cuellos de botella a nivel operativo. Está más enfocado en el detalle y la optimización de los flujos dentro de esos procesos.

Lean Thinking abarca un marco más amplio para la optimización global de procesos dentro de una organización, incorporando principios como el pensamiento sistémico, la mejora continua y la eliminación de desperdicios. Su objetivo es transformar procesos de principio a fin.

La combinación de ambos puede ser poderosa, pero elegir entre uno u otro dependerá de si se necesita optimizar la entrega de valor de forma continua (Flow Thinking) o mejorar los procesos a nivel sistémico y eliminar ineficiencias globales (Lean Thinking).

CONCLUSIÓN

Para maximizar el impacto del Flow Thinking, es fundamental contar con una gestión estructurada que garantice la eficiencia y continuidad del trabajo. La combinación de una sólida administración de proyectos, una adecuada planeación estratégica y la implementación de metodologías ágiles permite a las organizaciones reducir costos, mejorar la calidad y acelerar la entrega de valor a los clientes.

Recuerda: Flow cuando puedas, pull cuando debas. Evita los traspasos innecesarios y enfócate en lo más importante. Evalúa cómo está fluyendo el trabajo en tu equipo. ¿Dónde puedes eliminar la fricción? ¿Qué prácticas puedes mejorar hoy mismo? Pon en marcha el Flow Thinking y transforma la manera en que entregas valor.