Dominar proyectos impredecibles

Proyectos impredecibles: ¿Miedo? Nah, tenemos el secreto para controlarlos.

Los proyectos impredecibles son parte de la realidad de muchas organizaciones. Sin embargo, enfrentarse a lo desconocido no tiene por qué ser una fuente constante de estrés.

Gestionar proyectos llenos de sorpresas no tiene que ser como escalar una montaña sin preparación. Hay herramientas y enfoques que pueden ayudarte a manejar esos cambios inesperados y uno de ellos es rebanar el trabajo, no hablamos de hacer sandwiches, sino de un enfoque que, a través de pequeñas entregas, te permite aprender rápido, ajustar sobre la marcha y seguir avanzando, así maximizar el valor en cada etapa del proyecto.

Déjame profundizar en esta idea más, esta tabla representa los 10 tipos de proyectos que podemos encontrar de acuerdo a su propósito. Cómo podrás ver entre más bajas se vuelve más impredecible, es una complejidad distinta. En este artículo nos centraremos en los azules.

Los proyectos impredecibles tiene menos roces entre áreas pero mucha más incertidumbre, es por eso que rebanar pequeños bloques para iterar, es mandatorio.

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Eficiencia vs. Eficacia: dos caras de la misma moneda

A todos nos encanta cuando un proyecto se completa de manera rápida y acorde al plan; pero, ¿qué pasa cuando el resultado final no cumple con las expectativas?

La eficiencia por sí sola no garantiza el éxito. Un proyecto puede terminar a tiempo y dentro del presupuesto, pero si no genera el valor esperado, la eficacia está fallando. Lograr el impacto que se busca desde el principio es tan importante como cumplir con las metas de tiempo y costos. El equilibrio entre ambos es lo que realmente marca la diferencia en la gestión de proyectos.

Ser eficiente es hacer las cosas bien, gestionando bien los recursos. 

Ser eficaz es asegurarse de que lo que haces tenga el impacto deseado.

Es acá donde los Project Managers necesitamos esa versatilidad para gestionar de forma eficiente, sin descuidar ser eficaz con el valor que estemos creando.

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Rebanar el trabajo

Dividir el trabajo en rebanadas es una estrategia eficaz para manejar proyectos inciertos, ¿cómo funciona? Imagina un proyecto como una pizza; no te comes la pizza completa de una vez, la cortas en porciones y disfrutas cada parte. Cada rebanada representa un entregable pequeño y tangible.

Estas pequeñas entregas te permiten recibir retroalimentación constante, identificar obstáculos a tiempo y ajustar antes de que sea demasiado tarde. Así, te aseguras de que el proyecto se mantenga en el camino correcto.

La idea es organizar el proyecto en entregables que aporten valor inmediato, permitiendo corregir el rumbo rápida y ágilmente.

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Cómo ser eficiente y eficaz sin perder la cabeza (ni el presupuesto)

La fórmula para “hacer mucho con poco” implica dividir tu proyecto en partes manejables (las rebanadas), lanzar una y observar qué sucede; si funciona, continúas; si no, ajustas. Este proceso te ayuda a ser eficaz, logrando el impacto buscado, mientras mantienes la eficiencia, optimizando los recursos.

Así, logras el equilibrio perfecto entre hacer entregas de valor y controlar el uso de los recursos sin caer en un caos presupuestario.

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Un enfoque híbrido en proyectos

Al inicio de muchos proyectos, es normal trabajar de manera iterativa para definir la visión y ajustar el camino. Una vez que tienes un plan más claro y los riesgos están bajo control, puedes optar por un enfoque más estructurado, optimizando los recursos y asegurándote de que cada acción está bien planificada. En proyectos más impredecibles, las rebanadas te ayudan a gestionar cada elemento por separado, medir el progreso y mantener el control sobre el alcance. Hay una forma muy simple de explicar esta idea, puedes ver en la imágen de abajo 2 triángulos.

El de la derecha es Plan Driven, acá nos dejamos llevar por un plan, por la sencilla razón de que podemos. Tener un plan hace las cosas más sencillas, el problema sucede cuando hiciste un plan de algo que no tenías conocimiento; para eso usamos el triángulo de la izquierda.

Value Driven significa que nos dejamos llevar por el valor, hay que entender lo suficiente el contexto y dirigirnos donde la evidencia apunta que podemos agregar más valor, y entonces sí podemos planificar un poco más. 

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Gestionar lo impredecible

Adoptar este enfoque no es solo una cuestión técnica; también requiere un cambio en la cultura organizacional. Cuando el equipo y los stakeholders empiezan a ver resultados tangibles, la resistencia se disipa y la cultura de adaptación se fortalece.

La verdadera clave está en ser flexible, en aprender de cada rebanada de proyecto y ajustar el curso cuando sea necesario.

A continuación resumimos los 10 consejos para rebanar con éxito:

1. Deja de condenar proyectos al éxito: Necesitamos cuestionar más porque estamos trabajando en los proyectos en los que estamos, a dónde nos llevará eso.

2. Definir entregables: Identifica y describe claramente cada pequeño entregable.

3. Priorizar y repriorizar: Ordenar los entregables según el valor que aportan.

4. Utiliza ciclos cortos: Planifica breves ciclos de trabajo para obtener retroalimentación continua.

5. Fomenta la cultura del feedback: Crea un ambiente seguro para que el equipo comparta ideas y preocupaciones.

6. Herramientas visuales: Utiliza tableros Kanban o diagramas de flujo para visualizar el progreso.

7. Evaluar resultados: Revisa los resultados al final de cada ciclo y ajusta el enfoque según sea necesario.

8. Documentar aprendizajes: Registra lo aprendido de cada entregable para futuras referencias.

9. Celebrar logros: Reconoce y celebra cada pequeño logro para mantener la motivación.

10. Mantener flexibilidad: Ajusta los planes a medida que surjan nuevas informaciones.

¿Tienes dudas o necesitas ayuda para implementar estos enfoques en tu equipo? Hablemos, estamos aquí para ayudarte a gestionar tu portafolio de proyectos al siguiente nivel, incluso cuando las sorpresas sean inevitables.

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Acerca de los autores

Joss Quintana es Innovation Project Manager en Infinixe.

Chris Baumal ha sido director de más de 10 programas de innovación en distintos corporativos y es CEO de Infinixe.

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