Haz que suceda: Productividad para líderes estratégicos

Jocelyne Quintana
19 ene
4 Min. de lectura

Actualizado: 16 mar

Imagina estar al mando de proyectos que no solo cumplen con los objetivos, sino que los redefinen. Ser un project manager hoy no se trata solo de cronogramas o presupuestos; es mucho más. Es liderar con visión, adaptarte a un entorno cambiante y crear culturas de trabajo que impulsen la innovación.

¿El secreto? Una gestión estratégica que combina herramientas como la inteligencia artificial generativa, prácticas de sostenibilidad y estrategias innovadoras que transforman la forma en que trabajamos. Pero, ¿cómo logras todo esto sin ahogarte en la lista interminable de tareas diarias?

Los líderes del siglo XXI son agentes de cambio. Su misión es guiar equipos que aprenden, se adaptan y desafían lo convencional. Aquí es donde el método Getting Things Done (GTD) se convierte en un aliado clave. GTD no solo transforma tu productividad personal; también convierte tu enfoque en un sistema de trabajos estratégicos que potencia tus habilidades como líder.

El Método GTD: Productividad para líderes estratégicos

En pocas palabras, GTD, creado por David Allen, es un sistema diseñado para liberar tu mente y ayudarte a enfocarte en lo que realmente importa. ¿Te suena familiar esa sensación de tener mil cosas en la cabeza y no saber por dónde empezar? Con GTD, eso cambia. Este método transforma tu caos mental en un sistema claro y organizado.

1. Captura: Descarga todo lo que ocupa tu mente

Todo empieza aquí. Captura todo, desde pendientes hasta esas ideas aparentemente pequeñas que podrían convertirse en algo importante. Tu mente no está diseñada para almacenar tareas, sino para generarlas. Liberar ese espacio es como darle un respiro a tu cerebro.

Ejemplo práctico: Estás gestionando un proyecto y de repente recuerdas que debes coordinar con el equipo de diseño. En lugar de interrumpir lo que estás haciendo, anótalo: “Coordinar con equipo de diseño sobre ajustes del logo”. Ahora puedes seguir con lo tuyo sin preocuparte por olvidar esa tarea.

Tip: Encuentra tu herramienta ideal para capturar ideas. Puede ser una libreta, tu celular o una app como Notion o Trello. Lo importante es que siempre esté a tu alcance.

2. Aclarar: De pensamientos vagos a acciones claras

Capturar es solo el primer paso. Ahora, toca aclarar: ¿Esto requiere acción? Si la respuesta es sí, define cuál es el próximo paso concreto. Si no, decide si vale la pena guardarlo como referencia o eliminarlo.

Ejemplo práctico: Tienes en tu lista algo como “Organizar evento”. Eso no es una tarea, es un proyecto. Desglósalo:

Llamar al proveedor de catering.
Confirmar disponibilidad del lugar.
Crear lista de invitados.

Tip: Aplica la regla de los dos minutos: si algo se puede hacer en menos de dos minutos, hazlo ya. No lo postergues.

3. Organizar: Dale un lugar a cada cosa

Con tus acciones claras, el siguiente paso es organizarlas en categorías para no perder de vista nada. Aquí tienes algunas ideas:

Próximas acciones: Tareas que puedes hacer ya.
Proyectos: Todo lo que requiera más de un paso.
Delegadas: Tareas asignadas a otros, pero que debes supervisar.
Algún día/tal vez: Ideas o planes futuros que no son urgentes.

Ejemplo práctico: Si estás trabajando en una campaña de marketing, podrías tener algo como “Revisar contenido del blog” en próximas acciones, y “Planear estrategia publicitaria” como un proyecto más amplio.

Tip: Usa herramientas digitales para gestionar tus listas, pero mantén tu sistema simple. No se trata de ser perfecto, sino funcional.

4. Reflexionar: Ajusta y evalúa regularmente

Tu sistema no es algo que configures una vez y ya. Necesita revisiones constantes, como una puesta a punto semanal. Este momento es clave para:

Ver qué tareas completaste y cuáles necesitan atención.
Ajustar tus prioridades si algo cambió.
Planificar la próxima semana con claridad.

Ejemplo práctico: Durante tu revisión semanal, descubres que un proyecto pausado ahora es urgente porque un cliente pidió adelantar la entrega. Este proceso te permite reorganizarte sin estrés.

Tip: Elige un momento fijo para esta revisión, como los viernes por la tarde o los lunes por la mañana. Hazlo en un lugar tranquilo para concentrarte.

5. Ejecutar: Toma acción con confianza

Este es el momento en que todo cobra sentido. Si has capturado, aclarado, organizado y reflexionado, puedes actuar con claridad. Ya no tienes que preocuparte por lo que podrías estar olvidando. Para decidir qué hacer en el momento, considera tres factores:

Contexto: ¿Qué recursos tienes a la mano ahora?
Tiempo: ¿Cuánto tiempo tienes disponible?
Energía: ¿Cómo está tu nivel de energía en este momento?

Ejemplo práctico: Imagina que estás en una sala de aeropuerto y tienes 20 minutos libres. En lugar de perder tiempo en redes sociales, revisa tu lista y encuentra una tarea rápida como “Responder correos pendientes”.

Tip: Confía en tu sistema. Si lo has seguido correctamente, puedes enfocarte en lo que importa sin preocuparte por lo demás.

Un nuevo enfoque para liderar proyectos estratégicos

En el mundo actual, la gestión de proyectos requiere más que habilidades técnicas. Se trata de ser estratégico, adaptativo y, sobre todo, humano. Al implementar GTD, no solo optimizas tu productividad, también reduces el estrés y lideras con confianza.

¿Listo para transformar tu forma de trabajar? Comienza ahora mismo. Toma una libreta, abre tu app favorita y captura todo lo que cruza por tu mente. El cambio empieza con un paso, y ese paso lo puedes dar hoy.